Vamos a viajar, ¡¡ qué divertido !!

El viaje, de representación, de visitas, de conferencias, de..... ¿Cuantos tipos de viajes existen en las empresas?

Avión, Tren, autobús, coche; cualquier medio vale, pero ¿qué coste puede tener un viaje en transporte? Pongamos una empresa con unas 10 delegaciones en toda España, pongamos una media de 600 Kms entre ida y vuelta, pongamos un consumo de 6 litros cada 100 Kms, pongamos que el litro de combustible (¡ ya quisiéramos!) esté a 1,00 €. Tenemos 36 litros por viaje, es decir 36,00 € pero como son 10 delegaciones (vamos a dejarlo en 9 por poner una delegación central que no viaje) tenemos 324,00 €. Si suponemos que hay un viaje de éstos por trimestre, tenemos 4 viajes que supondrán 1.296,00 € al año. Ojo que no incluimos delegaciones que puedan estar en las Islas Baleares o en las Islas Canarias, que me perdonen, no es por menospreciar, es por poner unos cálculos sencillos, pero cualquiera puede incorporar los gastos si los conoce (avión y taxis de traslado al aeropuerto).

Obviamente, vamos a suponer que al menos hay que hacer una noche en la ciudad de destino, pongamos un hotel de 3 estrellas, mirando en google veo una habitación sólo alojamiento por unos 57,00 €, pongamos 60,00 € con desayuno incluido, tenemos 9 personas (1 por delegación), serían 540,00 € por alojamiento con desayuno, por 4 veces al año 2.160,00 €,

Si el viaje se hace por la mañana por que la reunión llevará todo el día, hay que tener en cuenta que hay que comer, reservar sala o salón para la reunión, un refrigerio (aunque sea un café) durante la reunión.

Pongamos que la reserva de una sala, en la que vamos a tener Coffee break por la mañana y por la tarde con menú de comida por cada uno (ejemplo visto en un caso real en una web de internet y sin incluir material de trabajo), el precio que dan de 736,79 € (Detallado, alquiler de la sala 203,00 €, Coffees 111,00 €, menús 422,00 €) este precio IVA no incluido. Si calculamos por 4 veces al año son 2.947,16 €, con un 7% de IVA , quedan 3.153,46 €.

Resumamos, hasta ahora tenemos de coste:

• Viaje 1.296,00 € al año

• Alojamiento 2.160,00 € al año

• Sala de conferencias con comida y coffee 3.153,46 € al año.

Tenemos un total de 6,609,46 €, cierto es que para unas empresas estas cifras son altas, pero seguro que para muchas otras son muy bajas y los gastos son mucho mayores.

Ahora pongamos que ponemos a las 12 personas que asisten una cámara web en su ordenador (obviamente estamos suponiendo que hablamos de una empresa informatizada hasta el punto de tener ordenadores y conexión internet con una velocidad decente), y por exagerar, pongamos que nos gastamos unos 100,00 € por persona, son un total de 1.200,00 € y hablamos de una cámara con sensor óptico de 1.300.000 píxeles con soporte de audio y micrófono incorporado y de la casa Logitech..

Bien, pongamos que de las 4 reuniones anuales, una por trimestre, lo dejamos en una anual con los mismos gastos, hablamos de 1.652,37 €.

Si sumamos ambos gastos, tenemos que en el primer año se gastaría 2.852,37 €, tenemos un ahorro de 3.757,09 €; el segundo año el ahorro es de 6.609,46 €; si seguimos así, tenemos que en 5 años el ahorro sería 28.090,21 €. Para según que empresas, estas cifras bien invertidas pueden ser de mucha ayuda, si además se le unen otros puntos de ahorro, ¿a cuánto se podría llegar en ese ahorro? ¿en qué se podría invertir o repercutir ese ahorro? Ojo, no confundamos gestionar productos y trabajo para ahorrar con el recorte de gastos, no siempre es lo mismo.

Hasta aquí un caso de viajes por unas simples reuniones para una empresa, no olvidemos otros motivos diferentes que provocan viajes. Puedo hablar y con conocimiento de como empresas como Bankinter o el Banco de Santander (supongo que habrá más enpresas) ahorran gastos en reuniones y formación utilizando las videoconferencias y las multiconferencias, bien es cierto que en su momento realizaron una fuerte inversión en preparar sus servicios centrales y oficinas con los medios necesarios que les permiten realizar este tipos de reuniones, pero viendo la cantidad de empleados que son informados, si se contabilizase el ahorro que supondría en viajes y otros gastos, seguro que lo tiene más que amortizados y pueden dedicar ese dinero a otras cosas más beneficiosas para sus resultados finales.

Cambiando de tema, otro punto de ahorro

El tema del ahorro por la parte de software, quizás no sea válido para todas las empresas, pero hay otros muchos puntos en los que se puede ahorrar y es labor de cada empresa dedicar el tiempo necesario para tratar de tener esos ahorros que ayuden económicamente.

Hace poco tiempo, hablando con un persona que me está realizando una instalación eléctrica, le comentaba que quería que me hiciese un presupuesto en mi comunidad de vecinos. Tenemos las luces de cada piso y descansillos que se encienden todos a la vez cada vez que se pulsa uno, en cada piso aparecen tres focos que no son de bajo consumo; bueno, esta información es para explicar lo que me ocurre y que estoy seguro ocurre en muchas comunidades de vecinos. Con pequeños cambios como el tipo de lámparas a poner, sensores de presencia que permitan que sólo se enciendan las luces necesarias, el ahorro que se produce amortizará de forma rápida el gasto del cambio y a partir de ahí, y teniendo en cuenta el importe de la luz hoy en día, es ir calculando el ahorro que se produce por vecino.

Esta idea del cambio de instalación, ¿a cuantas empresas se podría trasladar y qué ahorro de podría producir? ¿tanto cuesta pedir un estudio con presupuesto y ver el beneficio que se puede obtener? Para una empresa igual no es mucho, pero empecemos a sumar empresas y sus ahorros, empecemos a pensar en una economía que mejora, empecemos a pensar de una vez por todas.

No se puede esperar a que un gobierno  haga lo que queramos, somos nosotros los que debemos empezar a pensar en tomar aquellas herramientas que se ponen a nuestro alcance para mejorar el rendimiento, para alcanzar aquellos ahorros que nos permitan ser competitivos.

Correo, tratamiento de textos, hojas de cálculos y otros. (III)

Volviendo sobre uno de los puntos que ya he comentado, el correo electrónico, basta con un buen buscador y buscar software gratuito para gestionar el correo. Tenemos por ejemplo el Windows Live Mail, IncrediMail XE, IncrediMail 2, Thunderbird, etc.; y todos ellos en español. También se puede recurrir a discos duros externos que tengan un software apropiado donde se permita configurar una cuenta de correo electrónico y puedas recibir y enviar correos, ello te permitirá llevar tus correos a todas partes con el disco duro; un ejemplo DmailerSync, software que además de permitirte configurar una cuenta de correo para enviar y recibir correos, te permite crear una sincronización de los equipos que quieras y en base a las carpetas y tipo de archivos que definas. A partir de aquí, las combinaciones de como trabajar pueden ser variadas y estarían en el gusto y forma de trabajar de cada persona/empresa.

Volviendo de nuevo sobre otro punto ya tratado, el programa de presentaciones, efectivamente tal y como dije, de inicio no traer muchas plantillas para utilizar, pero deja posibilidad a la creatividad de cada uno para crear sus propias plantillas para luego crear las presentaciones. Sobre el manejo de la presentación y la definición de como se debe desarrollar la misma en los cambios de diapositiva, la forma de la transición, el puntero, etc.; no echo de menos nada de lo que yo conozco en la de Microsoft salvo mi soltura en el manejo debido al poco uso de dicho programa, pero eso, tiene fácil solución ¿no?

Correo, tratamiento de textos, hojas de cálculos y otros. (II)

Hojas de cálculo. Es en este apartado donde quizás OpenOffice puede llegar a flojear un poco más, pero igual que el Excel entre sus diferentes versiones. Habría que mirar detenidamente el uso de las macros, pero para un uso más corriente son tan válidos el uno como el otro con la diferencia de costes y de actualización de versiones. No soy un gran experto en el uso de los dos programas, pero sí que tengo bastante claro por cual me decantaría yo. De todas maneras prometo tratar de hacer averiguaciones y hablar con personas que sí utilizan el Excel y a los que pediré intenten usar la otra opción para que me den su opinion.

 Presentaciones. Hay que valorar cuan bonitas y decoradas queremos hacerlas, hay que ver si somos capaces de diseñar nuestras propias plantillas, por lo que yo he visto, es en las plantillas disponibles donde Microsoft puede llevar ventaja, pero ¿merece la pena?. Voy a tratar de montar una presentación y ver qué tal funciona.

Y hay más cosas pero quizás no merece la pena ni plantearlas. No pretendo hacer ningún alegato contra Microsoft ni a favor de OpenOffice, simplemente pretendo hacer ver a la gente que a veces interesa más pararse 5 minutos y pensa con qué herramientas queremos trabajar y si esas herramientas van a hacer rentable mi trabajo.

Correo, tratamiento de textos, hojas de cálculos y otros. (I)

Uno de los paquetes de ofimática más utilizados es el Office de Microsoft.

Bien, en “microsoftstore” se puede ver que el paquete Office Professional 2010 con un precio de 699,00 €, el mismo pero para Hogar y Pequeña Empresa con un precio de 379,00 €.

Ahora vamos a hablar de OpenOffice, un software gratuito, que si bien aún no conozco muy bien, puede cubrir una gran cantidad de las necesidades en una empresa. En la web de “openoffice.org”, podemos proceder a descargarnos este software y lo único que se ve, hablando de dinero, es una opción de “donaciones”.

El correo electrónico. Es cierto que OpenOffice no dispone de programa para correo del tipo del Outlook, pero para los que utilizan un programa que descargue de la webmail el correo, ¿qué ocurre si cambias de ordenador de trabajo? ¿y si el ordenador de trabajo diario se estropea?

Hoy por hoy hay proveedores de correo en cuya webmail dan mucha capacidad y con muchas utilidades, contactos, agenda, creación de carpetas, firmas, etc. Otra ventaja del uso de una webmail es la posibilidad de acceder a la misma desde cualquier equipo conectado a la red y por lo tanto de disponer en todo momento de nuestro correo.

El tratamiento de textos. Es quizás, en mi caso, el programa de OpenOffice que más he utilizado y la diferencia con el de Microsoft, hasta ahora, no la he notado.

Hasta aquí seguro que muchos hogares y pequeñas empresas estarían cubiertos en sus necesidades y además se habrían evitado dos problemas.

1. Pagar 379,00 € por un software y su licencia que además sería la versión del 2010, a sabiendas de que surgirán versiones posteriores y mejores. Con OpenOffice podremos ir actualizando, por el momento y si no cambian de filosofía, de manera gratuita.
2. Tener que descargar una versión pirata y trabajar con ella lo que proporciona dos problemas:
   1. Posible multa por uso fraudulento de un software
      
   2. Posibles errores y virus en el software pirateado

Presentación

Hace poco tiempo cree un grupo en el Facebook con el fin de comentar, recibir aportaciones o incluso debatir, pero salvo algún pequeño comentario, el resultado me ha demostrado que equivoqué el foro para el debate. Al final he decidido crear un blog, ignoro por cuanto tiempo, pero cuya dirección puedo incluir en foros donde quizás se me haga más caso o al menos se me debata y rebata lo que planteo, donde se aporten cosas nuevas, ideas, etc.

Me gustaría que además de los comentarios pudiese aportar cifras reales sobre la repercusión de cada uno de los temas que aportaré, pero si aporto alguna cifra será siempre a partir de información que pueda obtener en internet.