Vamos a viajar, ¡¡ qué divertido !!

El viaje, de representación, de visitas, de conferencias, de..... ¿Cuantos tipos de viajes existen en las empresas?

Avión, Tren, autobús, coche; cualquier medio vale, pero ¿qué coste puede tener un viaje en transporte? Pongamos una empresa con unas 10 delegaciones en toda España, pongamos una media de 600 Kms entre ida y vuelta, pongamos un consumo de 6 litros cada 100 Kms, pongamos que el litro de combustible (¡ ya quisiéramos!) esté a 1,00 €. Tenemos 36 litros por viaje, es decir 36,00 € pero como son 10 delegaciones (vamos a dejarlo en 9 por poner una delegación central que no viaje) tenemos 324,00 €. Si suponemos que hay un viaje de éstos por trimestre, tenemos 4 viajes que supondrán 1.296,00 € al año. Ojo que no incluimos delegaciones que puedan estar en las Islas Baleares o en las Islas Canarias, que me perdonen, no es por menospreciar, es por poner unos cálculos sencillos, pero cualquiera puede incorporar los gastos si los conoce (avión y taxis de traslado al aeropuerto).

Obviamente, vamos a suponer que al menos hay que hacer una noche en la ciudad de destino, pongamos un hotel de 3 estrellas, mirando en google veo una habitación sólo alojamiento por unos 57,00 €, pongamos 60,00 € con desayuno incluido, tenemos 9 personas (1 por delegación), serían 540,00 € por alojamiento con desayuno, por 4 veces al año 2.160,00 €,

Si el viaje se hace por la mañana por que la reunión llevará todo el día, hay que tener en cuenta que hay que comer, reservar sala o salón para la reunión, un refrigerio (aunque sea un café) durante la reunión.

Pongamos que la reserva de una sala, en la que vamos a tener Coffee break por la mañana y por la tarde con menú de comida por cada uno (ejemplo visto en un caso real en una web de internet y sin incluir material de trabajo), el precio que dan de 736,79 € (Detallado, alquiler de la sala 203,00 €, Coffees 111,00 €, menús 422,00 €) este precio IVA no incluido. Si calculamos por 4 veces al año son 2.947,16 €, con un 7% de IVA , quedan 3.153,46 €.

Resumamos, hasta ahora tenemos de coste:

• Viaje 1.296,00 € al año

• Alojamiento 2.160,00 € al año

• Sala de conferencias con comida y coffee 3.153,46 € al año.

Tenemos un total de 6,609,46 €, cierto es que para unas empresas estas cifras son altas, pero seguro que para muchas otras son muy bajas y los gastos son mucho mayores.

Ahora pongamos que ponemos a las 12 personas que asisten una cámara web en su ordenador (obviamente estamos suponiendo que hablamos de una empresa informatizada hasta el punto de tener ordenadores y conexión internet con una velocidad decente), y por exagerar, pongamos que nos gastamos unos 100,00 € por persona, son un total de 1.200,00 € y hablamos de una cámara con sensor óptico de 1.300.000 píxeles con soporte de audio y micrófono incorporado y de la casa Logitech..

Bien, pongamos que de las 4 reuniones anuales, una por trimestre, lo dejamos en una anual con los mismos gastos, hablamos de 1.652,37 €.

Si sumamos ambos gastos, tenemos que en el primer año se gastaría 2.852,37 €, tenemos un ahorro de 3.757,09 €; el segundo año el ahorro es de 6.609,46 €; si seguimos así, tenemos que en 5 años el ahorro sería 28.090,21 €. Para según que empresas, estas cifras bien invertidas pueden ser de mucha ayuda, si además se le unen otros puntos de ahorro, ¿a cuánto se podría llegar en ese ahorro? ¿en qué se podría invertir o repercutir ese ahorro? Ojo, no confundamos gestionar productos y trabajo para ahorrar con el recorte de gastos, no siempre es lo mismo.

Hasta aquí un caso de viajes por unas simples reuniones para una empresa, no olvidemos otros motivos diferentes que provocan viajes. Puedo hablar y con conocimiento de como empresas como Bankinter o el Banco de Santander (supongo que habrá más enpresas) ahorran gastos en reuniones y formación utilizando las videoconferencias y las multiconferencias, bien es cierto que en su momento realizaron una fuerte inversión en preparar sus servicios centrales y oficinas con los medios necesarios que les permiten realizar este tipos de reuniones, pero viendo la cantidad de empleados que son informados, si se contabilizase el ahorro que supondría en viajes y otros gastos, seguro que lo tiene más que amortizados y pueden dedicar ese dinero a otras cosas más beneficiosas para sus resultados finales.