El espacio en las oficinas, el teletrabajo

Este tema quizás afecta a menos empresas o sólo a aquellas empresas cuya labor se realiza principalmente en oficinas o quizás afecte a muchas más de las que yo pienso e incluso en una fábrica se puede ahorrar espacio de oficinas. ¿Tú que opinas? Lo lees y me lo cuentas.

¿Cuántas empresas tienen alquiladas grandes plantas para instalar oficinas para sus empleados? Oficinas que, según sectores, no siempre van a estar ocupadas en un 100% ya que esos empleados, a su vez tienen que estar trabajando en dependencias de los clientes o están de viaje, etc. De los que quedan en la oficina, están los que realizan un trabajo administrativo, los que realizan trabajos técnicos y los que deberían ocupar los despachos.

Por el momento me voy a olvidar de aquellos que según su trabajo deben estar en dependencias del cliente o de los que están viajando. Pongamos el caso de que tenemos un departamento de administración con 6 personas, obviamente estamos hablando de 6 mesas, con 6 ordenadores, con 6 teléfonos....Vamos a ponernos en el caso de que 2 de esas personas lleven temas de facturación y contabilidad, otras 2 personas lleven todo lo que es la parte puramente administrativa de la empresa (papeleos, etc) y otras 2 que se una secretaria y otra persona de recepción.

Antes de seguir, pido por favor, que se me corrija en todo aquello  que yo esté equivocado, que se matice en todo aquello que se crea factible de ser matizado, que se apoye todo aquello que se crea debe ser apoyado; en definitiva, que se comente lo que sea. No pretendo ser ningún "gurú" ni un sabiondo que ha descubierto la panacea, pretendo crear y plasmar lo que a mi entender, y el de todo aquel que desee participar, podría ser útil para una empresa.

Volviendo a lo que estábamos, esas dos personas que llevan papeles de facturación y contabilidad, ¿cuánto de su trabajo podrían realizar sin necesidad de estar físicamente en la oficina? ¿cuántos problemas se podrían solucionar asistiendo cada una de ellas un día a la semana a la oficina (pongamos martes y jueves)? Obviamente siempre localizables para cualquier tema que pueda surgir.Ya hemos reducido una mesa. Si tenemos otras dos personas que llevan la parte administrativa, ¿cuántas de etas funciones hoy por hoy están informatizadas?, ¿cuánto de ese trabajo se podría realizar sin estar en la oficina?¿no se podrían repartir estas dos personas para ir un único día a la semana a la oficina (pongamos lunes y miércoles)? Al igual que antes siempre localizables. Ya hemos reducido otra mesa. Por último tenemos a las secretarias/recepcionistas, por desgracia, siempre deberá estar una de ellas presente, pero bien es cierto que desde casa se puede trabajar, se puede hablar con ellas (teléfono, messenger, googletalk, skype, etc.) para pedir escriban cualquier carta. documento,,,, que a su vez se puede enviar por correo electrónico a la compañera que sí está en la oficina para que lo imprima y lo haga llegar a quien corresponda. Ambas personas se podrían ir turnando de tal manera que pudiesen alternar los días, por ejemplo. Ya habríamos reducido otra mesa.

Si hacemos recuento, veremos que teníamos 6 personas en administración con sus 6 mesas y que de esta manera hemos reducido 3 mesas, es decir, el 50%. Hemos dejado un departamento de administración de una empresa ocupando un 50% menos de espacio lo que provoca que las oficinas que necesitamos ya pueden ser algo más pequeñas y por lo tanto el coste del alquiler, más barato. Ojo, tengamos en cuenta que con los dos primeros casos, las mesas sólo estarán ocupadas dos días a la semana salvo casos o necesidades excepcionales.

Esto que acabo de contar sobre un departamento de administración se puede hacer con más departamentos y personas de la oficina, y no es otra cosa que utilizar el teletrabajo. Recuerdo, hace algo más de 20 años, que estaba yo trabajando en una empresa de servicios informáticos y llegó un nuevo compañero que venía de estar viviendo en EEUU, ya me contaba que de aquella, en alguna de las empresas en las que trabajaba, les daban opciones a teletrabajar y que sólo les pedían que fuesen por la oficina un día, creo que por semana, allí había una mesa vacía donde se ponían con su ordenador y podían trabajar y atender asuntos que precisaban una resolución presencial. Aquí en España, siempre hemos ido a cola de EEUU (y de otros muchos), pero 20 años me parecen muchos años. Hay una gran cantidad de trabajos que se pueden realizar desde casa y estoy convencido que de manera más eficiente. No me vale la manida excusa de que el carácter español, la picaresca, etc. Estoy convencido de que se podrían crear las herramientas legales necesarias que permitiesen gobernar esta situaciones y hacer que la gente se lo tomase en serio. Pensarlo, trabajar toda la semana en el piso que tengo al lado de la playa (pongamos el ejemplo de Valencia que además ahora ya tiene el AVE) y sólo tener que ir hasta Madrid un miércoles, en el día y poder volver a dormir a casa. Yo estaría dispuesto a pagar ese transporte de mi bolsillo.

Pongamos el caso de una persona como yo, no me gusta vivir en Madrid y allí tengo a toda mi familia, soy un enamorado de León, donde actualmente resido, pero tengo el problema de que mi profesión me limita mucho las posibilidades de trabajar aquí; en Madrid tengo ofertas y posibilidades, pero a nivel personal no quiero vivir en Madrid ni alejarme de mi familia. No me importa teletrabajar y hay empresas en las que he estado que pueden dar fe de que lo hago y sin mirar horario ni día de la semana si así lo exigen las circunstancias.

Con estas últimas líneas acabo dejar claro uno de los motivos de mi blog, llevo muchos años abogando por el teletrabajo, un teletrabajo que demuestre lo responsables que podemos llegar a ser, la rentabilidad que le podemos sacar al tiempo (más que en la oficina), lo que mejoraría la calidad de vida de la gente, se evitaría la emigración de las pequeñas ciudades a grandes núcleos que se encuentran abarrotados de gente y deshumanizados. ¿Cuántos negocios caen al año alrededor de aquellas calles de esa pequeña ciudad que está siendo abandonada sin remedio? ¿cuántos de esos negocios podrían volver a resurgir y dar trabajo y mantener a familias?

Hay que darse cuenta de que un país no puede vivir en cuatro ciudades, no es humano esa aglomeración, aprovechemos todos los medio de los que hoy se disponen y demos facilidades.